L’appel d’offres et la surveillance des travaux : dépense ou investissement ?
On entend généralement par appel d’offres le processus par lequel un syndicat de copropriété demande des soumissions à des fournisseurs pour obtenir des biens ou des services. Nous traiterons plus spécifiquement des appels d’offres reliés à la construction ou aux travaux de réparation.
Supposons tout d’abord qu’un conseil d’administration décide de procéder à des travaux de réparation (maintien d’actif) ou d’amélioration d’un bâtiment résidentiel en copropriété.
Le cas des réparations
Vous pourriez par exemple arriver à la décision que la toiture, ayant atteint la fin de sa vie utile, doive être remplacée. La toiture étant existante, vous pourriez croire qu’il suffit d’inviter quelques couvreurs à examiner celle-ci et à présenter une soumission. Vous pourriez alors comparer les offres et choisir. Mais voilà que plusieurs options s’offrent à vous : toiture conventionnelle asphalte et gravier, toiture bicouche élastomère ou membrane monocouche en polyoléfine thermoplastique (TPO) ou EPDM.
Les couvreurs ont chacun un choix de matériaux de prédilection (et un niveau d’escompte avec leur fournisseur). Il arrive fréquemment que les soumissions reçues sont fort différentes quant à la qualité et durabilité des matériaux proposés et qu’il y ait de grandes variations quant au prix. Le budget d’un tel travail étant généralement substantiel, vous vous demandez comment démêler tout ça? Vous commencez à vous demander si vous ne travaillez pas à l’envers…et que vous auriez peut-être dû demander les conseils d’un expert avant de demander des soumissions.
Le cas des améliorations
Dans un autre exemple, après un certain nombre d’années, les finis de plancher de vos espaces communs sont usés et le choix des couleurs démodé. Les luminaires incandescents font plus « motel bas de gamme » qu’immeuble à condo de bonne qualité. Vous planifiez donc un projet qui vise à rafraîchir tous les espaces communs tels que le hall d’entrée et les corridors. Vous savez que cela nécessite un électricien, des peintres, un poseur de tapis, etc,… Vous comprenez intuitivement qu’il sera plus facile de faire affaires avec un entrepreneur général, guichet unique pour vos travaux.
Ce qui n’était qu’un projet de rafraichissement des surfaces semblent prendre une tournure compliquée. Il ne faut surtout rien oublier !
La nécessité de rédiger un devis clair
Un devis est un court document structuré qui contient trois sections :
- les exigences du propriétaire (on les appelle « Conditions générales »)
- la portée des travaux
- les produits et leur mise en œuvre
-Les conditions générales contiennent toutes vos exigences pour la bonne marche du chantier : heures d’accès, protection des sols, alimentation électrique, disposition des déchets, nettoyage final, garanties requises, conditions de paiement, etc,..
-La portée des travaux est une liste complète de tous les travaux à effectuer et la description de leur emplacement dans votre bâtiment. Cette section peut s’accompagner de dessins préparés par un professionnel.
-La section Produits et mise en œuvre contient la liste et la marque de tous les éléments à fournir par l’entrepreneur (et ses sous-entrepreneurs) lors des travaux de construction ou de transformation.
Un devis clair permet d’obtenir des soumissions comparables de la part des soumissionnaires. Cela parait évident, mais les appels d’offres des syndicats sont souvent transformés en listes de « tant qu’à y être » suggérés par les soumissionnaires qui y voient une occasion de bonifier leur soumission (et leur compte de banque!).
Si la rédaction d’un devis vous parait trop complexe, n’hésitez pas à faire appel à un professionnel de la construction (architecte, ingénieur ou technologue professionnel) pour vous assister et traduire vos besoins en termes clairs.
Si vous alliez en appel d’offres sans devis, vous vous exposeriez à des dérapages budgétaires résultants de nombreux imprévus ou même à des divergences entre la commande telle que perçue par le Conseil d’administration et celle perçue par l’entrepreneur général. Le bon de commande du soumissionnaire est trop souvent succinct. A la fin des travaux, le devis servira de base pour vérifier si tous les travaux ont été réalisés, à la satisfaction des copropriétaires et dans le respect des droits et obligations de l’entrepreneur général.
La nécessité d’avoir une juridiction claire sur les travaux.
Le recours à un entrepreneur général permet d’assurer une maîtrise de l’ouvrage conforme aux lois en vigueur. Il est également plus facile de transiger avec un seul chargé de projets qu’avec plusieurs. Pour tout contrat caractérisé par une complexité technique, il vous serait utile d’embaucher un professionnel pour surveiller la qualité et la conformité des travaux effectués.
Tout sous-traitant que vous engagerez directement sera sous votre juridiction et en cas de conflit ou de réclamation, pourrait entraîner la responsabilité civile des administrateurs.
L’appel d’offres et la surveillance des travaux par un professionnel: dépense ou investissement ?
La qualité des documents d’appel d’offres se reflète immédiatement sur la réduction des écarts entre le plus bas soumissionnaire et le plus haut. Une portée des travaux bien ciblée et bien rédigée vous permettra de bien comprendre ce qui est inclus et ce qui est exclus de la portée des travaux. L’absence d’ambiguïté diminue le risque.
L’engagement d’un professionnel pour surveiller les travaux (idéalement le même que celui qui a rédigé le devis) est souvent perçu comme une dépense additionnelle. En fait c’est plutôt un investissement dans un outil de contrôle dont le coût est souvent minime par rapport au coût des travaux.
L’engagement d’un professionnel pour surveiller les travaux vous permet de déléguer entièrement la responsabilité de la bonne réalisation de ceux-ci à l’entrepreneur et au professionnel.
Durant les travaux, le professionnel pourra arbitrer les différences d’interprétation qui pourraient surgir et préciser certains détails techniques, en se basant sur sa connaissance des codes et des règles de l’art.
En bref, dans le doute, faites-vous aider et nous pouvons le faire !
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Jean-François Lavigne, Architecte associé chez ZΛRΛTÉ LΛVIGNE Architectes.
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